Leçons tirées des premières Phase 2

vendredi 05 août 2016

Un certain nombre de problèmes récurrents ont été identifiés dans les candidatures Phase 2, sur lesquelles nous voudrions attirer l’attention des porteurs de projets. N’hésitez pas à contacter votre animateur pour plus de clarifications.

 

Conseils généraux

La première chose à faire lorsque vous commencez à travailler sur votre candidature Phase 2 est de vous assurer qu’elle répond à tous les commentaires et conseils reçus dans la lettre d’approbation de la Phase 1. Si ce n’est pas le cas, votre projet ne sera pas approuvé. 

Il faut vous assurer que votre formulaire de candidature soit cohérent, que vous ne vous contredisiez pas d’une section à l’autre, ou que vous ne mentionniez pas quelque chose dans une section qui ne soit ensuite reflété nulle part ailleurs dans le formulaire. 

Il faut aussi vous assurer que les traductions soient de bonne qualité, afin que les deux délégations, française et anglaise, du Sous-Comité de Sélection, puissent comprendre facilement votre projet et n’aient pas à faire des hypothèses. Une mauvaise traduction est également le reflet d’un mauvais partenariat, car les partenaires n’ont pas été impliqués dans la relecture de la traduction. 

Enfin, assurez-vous de pouvoir mettre en œuvre tout ce que vous mentionnez dans le formulaire de candidature, car c’est sur cette base que votre projet sera approuvé par le comité, et il constitue un document contraignant.

 

Le résumé

Dans cette section, vous devrez répondre aux questions suivantes : qu’allez-vous faire ? Pourquoi devez-vous le faire ? Comment allez-vous le faire et que va-t-il changer ? Il nous faut pouvoir comprendre le projet à partir de ce résumé, et une bonne pratique consiste à le faire relire par quelqu’un qui n’a pas du tout été impliqué dans le développement du projet.

Le résumé doit aussi refléter la logique d’intervention de votre projet. Cela signifie qu’il y a un lien logique entre le besoin pour votre projet, la solution concrète que vous proposez afin de résoudre ce problème, et l’impact et changement à long terme que vous anticipez grâce à votre projet. Le besoin pour votre projet doit être en lien avec les enjeux identifiés pour le territoire du Programme et les réalisations et impact de votre projet doivent contribuer aux indicateurs du Programme.

Il est conseillé d’écrire le résumé une fois que vous avez rédigé le reste du formulaire de candidature, afin de vous assurer qu’il reflète réellement ce qui y est écrit.

 

Partenariat

Dans cette section, vous avez l’opportunité de convaincre le Sous-Comité de Sélection que votre partenariat est le bon partenariat pour mettre en œuvre votre projet, car chacun des partenaires apporte une valeur ajoutée en termes d’expertise et d’expérience.

Expliquez le rôle de chacun des partenaires dans le projet et adaptez l’expérience et l’expertise que vous mentionnez aux activités qui seront mises en œuvre par ce partenaire, en vous assurant de ne pas vous concentrer sur l’expertise d’un individu mais bien sur celle de l’organisation. Il est aussi important de se focaliser uniquement sur l’expertise qui est pertinente, plutôt que de lister tous les initiatives dans lesquels l’organisation est impliquée.

Pour chacun des partenaires, expliquez pourquoi le projet est différent de la routine habituelle de l’organisation (n’est pas « business as usual »). Vous pouvez donner un exemple des activités actuelles du partenaire, et de la façon dont le projet impactera l’organisation et pourrait influencer ses pratiques de travail.

 

Rapport qualité / prix

Dans cette section, il vous faut démontrer les 3E: économie (minimiser le coût des ressources), efficacité (comment obtenir des résultats) et efficience (utiliser les moyens adéquats pour obtenir ces résultats). Cela constitue votre opportunité de présenter vos arguments démontrant qu’il est pertinent d’investir dans votre projet.

Il faut donner à cette section une dimension qualitative, en se concentrant sur l’impact plus général de votre projet, et pas simplement les coûts unitaires. Comparez l’impact attendu au coût de votre projet, et placez cela dans un contexte, en le comparant à des projets de plus petite échelle ou plus locaux.

 

Durabilité et transférabilité

Le Programme souhaitera uniquement investir dans les projets qui continueront d’avoir un impact après leur clôture.

Décrivez le potentiel de déploiement plus large de vos réalisations, ainsi que la façon de procéder pour que cela soit le cas, car avoir des réalisations disponibles gratuitement ne veut pas forcément dire qu’elles sont transférables. Le comité ne voudra pas investir dans une réalisation qui ne pourra pas être partagée ou transférée sans un nouvel investissement. Par exemple, si ce qui est coûteux dans votre projet est le développement de la réalisation, mais qu’ensuite ses coûts de mise en œuvre sont raisonnables, cela signifie que la réalisation peut facilement être adoptée par d’autres organisations, car les coûts de développement auront été couverts par votre projet.

 

Modules de Travail

Les Modules de Travail sont le cœur de votre candidature, et ce sur quoi vous devriez commencer à travailler en premier. Utilisez tout l’espace disponible pour décrire ce que vous allez produire, comment vous allez le faire et quel sera le rôle de chaque partenaire impliqué. Des Modules de Travail bien détaillés vous aideront à monter votre budget et vous permettront de gagner du temps au démarrage du projet, car tout sera déjà planifié.

Dans le premier Module de Travail sur la gestion du projet, évitez d’indiquer simplement les exigences minimales, car cela ne va pas aider l’instructeur à évaluer si vous avez ou non la capacité de gérer le projet. Au contraire, décrivez la gestion au jour le jour que vous envisagez, la communication au sein du partenariat, la façon dont vous allez gérer les risques et les problèmes qui pourront surgir, ainsi que les procédures pour évaluer la qualité des réalisations produites.

Dans le Module de Travail sur la communication, il est intéressant de se concentrer sur chacun des groupes cibles identifiés dans le cadre de votre projet et de décrire les outils et stratégies pour atteindre ces groupes. Il faut également expliquer la logique sous-jacente aux activités planifiées, quel est votre but, et en quoi elles vous aideront à atteindre vos objectifs.

 

Plus d’informations
Le Programme a publié des fiches techniques qui vous aideront à rédiger votre candidature, par exemple:

  • Fiche Technique n°4 sur la procédure de candidature, pour plus de détails sur les procédures pour la Phase 2
  • Fiche Technique n°5 sur la sélection des projets, pour connaitre tous les critères de sélection sur la base desquels votre projet sera évalué
  • Fiche Technique n°6 sur la mise en œuvre du projet, pour des informations sur le contrôle de premier niveau, les rapports et les demandes de paiement
  • Fiche Technique n°7 sur la communication du projet, pour plus de détails sur les obligations légales des projets
  • Fiche Technique n°8 sur les lignes budgétaires et règles d'éligibilité, et Fiche Technique n°9 sur les contributions en nature
  • Fiche Technique n°10 sur les recettes et Fiche Technique n°11 sur les aides d'Etat

Elles sont toutes disponibles sur cette page du site internet.